活动按人数与预算分档设计：100 人以内偏重内容与体验，300–800 人重在动线与转场，1000 人以上必须先解决交通、餐饮与安保。方案里会把每个环节的时间、负责人、物料和备用方案写进执行表。
现场执行团队按岗位分工：总控、舞台监督、灯光音响、物料、签到接待、摄影摄像、机动。彩排不少于两次，关键环节（启动、签约、颁奖）单独走位，避免正式开始时才发现话筒没声。
活动结束后 5 个工作日内交付记录视频、精修照片与传播物料包，把一次现场投入变成可持续使用的内容资产，而不是办完就结束。
交付物清单
- 执行方案与流程表（含备用方案）
- 设计物料源文件与制作清单
- 现场执行团队（按规模配置 6–20 人）
- 活动记录视频 1 条 + 精修照片 80–200 张
- 传播物料包（海报、九宫格、短视频 3–5 条）
规格与参数
| 项目 | 标准 | 说明 |
|---|---|---|
| 适用规模 | 50–2000 人 | 超过 800 人需提前 30 天启动报批与安保对接 |
| 筹备周期 | 15–45 天 | 大型发布会与年会建议 45 天，紧急项目可压缩至 15 天 |
| 场地 | 酒店宴会厅 / 会展中心 / 自有场地 | 含场地勘测、动线图与用电负荷核算 |
| 舞台与灯光 | 桁架 / 铝架结构，LED 屏 P3–P4 | 按观看距离选点间距，避免近距离颗粒感 |
| 音响 | 线阵 4+2 配置（500 人场） | 含无线手持 4 支、领夹 2 支、返听 |
| 人员配置 | 总控 1 + 执行 6–20 人 | 按人数与环节数量核算，彩排不少于 2 次 |
| 影像记录 | 3 机位拍摄 + 当天出片 1 条 | 重要环节需预留机位与灯光补位 |
| 整体周期 | 活动前 30 天至活动后 5 天 | 含策划、筹备、执行与传播物料交付 |
适用场景
新品与品牌发布会需要舞台、灯光、媒体接待与传播素材同步产出
企业年会与周年庆员工规模大、节目多，重在流程与转场控制
开业与奠基政府与合作伙伴到场，仪式环节不容出错
行业峰会与论坛多嘉宾、多场次，需要严格的议程与同传配合
经销商大会政策发布与订货环节结合，现场需数据与物料支持
展会展台活动展期内的分时段小活动，需要快速搭建与撤场
执行流程
- 需求诊断：上门或线上访谈，梳理受众、投放渠道与预算边界，输出 1 份需求确认书。
- 方案与预算：给出 2–3 版创意方向与分项报价，明确拍摄日、设备与人天，签约后锁定排期。
- 制片筹备：勘景、演员与场地协调、分镜定稿、道具与服装准备，开机前 3 天完成技术看片。
- 拍摄执行：按分镜单日推进，现场设导演、摄影、灯光、录音与场务五个岗位，当日备份素材。
- 后期交付：粗剪、精剪、调色、混音、字幕与多版本导出，按合同交付母版与投放版。
常见问题
问预算怎么分配比较合理
常规比例是场地与餐饮 40%、舞台灯光音响 25%、物料与设计 15%、人员与执行 15%、影像记录 5%，可按优先级调整。
问临时增加领导致辞环节怎么办
流程表预留 10–15 分钟弹性时间，主持词与话筒位置提前准备两套方案，现场由总控统一调度。
问遇到下雨或设备故障
户外活动标配室内备选场地或雨棚方案；关键设备（话筒、播放电脑、切换台）各备一套，彩排时完成热备测试。
问活动记录什么时候能给
当天出 1 条 60 秒快剪用于传播，完整记录片与精修照片在活动后 5 个工作日内交付。
报价方式按项目核算，分项列明人天、设备、场地、后期与版权
签约主体晖圣用汉传媒有限公司，可开增值税专用发票
沟通机制项目群 + 每周书面进度，改动走变更单
素材归属尾款结清后成片与素材使用权归客户