T-30 到 T-15：定场地与主视觉
800 人规模先算三件事：宴会厅能否坐下 80 桌、舞台进深是否够 6 米、酒店停车位与后厨出品能力。这三项不达标，后面所有创意都要改。
主视觉在这阶段定稿，因为物料制作、舞台背景、抽奖系统界面都要基于它展开，晚一天定稿，制作就要加急，加急费通常是物料费的 15% 到 30%。
T-14 到 T-3：节目、彩排与动线
节目单按 8 到 12 个环节排，单个环节不超过 12 分钟，中间用抽奖或视频串场做节奏调剂。主持人串词要写到每分钟，包括领导上台的行走路线。
彩排至少两次：一次技术彩排，只走灯光、音响、视频；一次全流程彩排，含主持人与演员。签约、启动仪式这类环节单独走位三遍以上。
T-1 到 T+5：现场与交付
活动前一天完成场地布置与设备调试，包括话筒电池更换、播放电脑双备份、切换台热备。当天设总控一人，只做决策不碰设备。
活动结束 5 个工作日内交付记录视频、精修照片与传播物料包。当天先出 60 秒快剪，供次日内部传播使用。
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